フリー アドレス 制。 フリーアドレスとは?メリット・デメリット、導入のステップを紹介

「フリーアドレス制」で社内のコミュニケーションUP!

フリー アドレス 制

「出社したら、入り口に置いてあるパソコンでダーツシステムにアクセスし、席種を選択。 すると、システムが自動で今日の働く席を決めてくれる」。 そんなふうに1日が始まるのが、カルビー本社の毎朝の光景です。 通常、オフィスの仕事風景として思い浮かべるのは、毎朝自分の決まった席について、パソコンを起動して、黙々と仕事をしている様子でしょう。 しかし、現在注目されている「フリーアドレスオフィス」を導入している企業では、社員に決まった固定席はありません。 その日の業務内容に合わせて、オフィス内の自由な席を選び、周囲とコミュニケーションしながら仕事をします。 この記事では、フリーアドレスオフィスのメリットや導入のステップや、生産性向上のための工夫などを解説します。 導入が拡大するフリーアドレスオフィスとは? フリーアドレスオフィスは、社員が固定席を持たず、オフィス内の自由なスペースで働くスタイルです。 1990年代後半より、外資系企業やIT企業で導入され始め、働く場を変えることで生産性向上を目指す手段として、注目されています。 世界最大級の事業用不動産サービスおよび投資顧問会社であるCBREが2018年に発表した特別調査「フリーアドレス 導入によるオフィス構築の変化」では、フリーアドレス の導入率は2015年から2018年で約1. 6倍になっています。 またフリーアドレスオフィスを導入した理由で、上位を占めたのは下記の3つです。 生産性の向上 フリーアドレスオフィスは、生産性の向上が期待できます。 自由なスペースで仕事をすると言っても、無秩序なわけではありません。 フリーアドレスでは、集中スペースや2人席、3〜4人の会議室やカフェスペース、コミュニケーションスペースなどオフィスを機能ごとに区切るのが一般的な考え方です。 つまり誰にも邪魔されずに作業に集中したいケース、雑談などをしながらアイデアを出したいケースなどその日の作業に応じて、効率が良い執務スペースに変えるというのがフリーアドレスオフィスの本来の在り方です。 社員それぞれが考えて行動をするようになるため、セルフマネジメント向上も期待できます。 オフィスコストの削減 オフィスの省スペース化もフリーアドレスのメリットです。 例えば、日中は外回りの営業が主業務で、オフィスに人が少ないという会社なら、人数分の席は必要ありません。 フリーアドレスオフィスにすることで、オフィス面積を削減して、省スペースでもより多くの人が働くことができます。 また、社員の増減や部署異動などがあっても、固定席を移動する手間はありません。 部署に関わらず、自由な席に座れるので、レイアウトの変更や、電話回線、電源、LAN設備などを変更するコストもおさえられます。 コミュニケーションの活性化 自由に席を移動できることから、コミュニケーションが活性化します。 部署や役職に関係なく、現在関わっている業務やプロジェクトに応じて、近くに座る人を決めることができます。 これにより、コミュニケーションの活性化が図れるだけでなく、部署を横断するチームやプロジェクトの編成も容易になります。 また部署間での連携に課題がある企業は多く存在します。 フリーアドレスによって、これまでコミュニケーションが希薄だった他部署の方との接点が増えます。 自社のサービス理解が深まったり、自部署の課題に対して異なる視点でアドバイスをもらえるなどさまざまな効果が生まれるでしょう。 オフィスのクリーン化とセキュリティ意識の向上 固定席の場合、意識的に整理整頓をしておかなければ、机の周辺に資料や私物が増えていきます。 乱雑なデスクでは気持ちの部分でもリフレッシュができませんし、紙の資料が見つからないなど業務上にも支障が出ます。 フリーアドレスを導入したオフィスでは、業務が終わったら私物は個人用ロッカーなどに片付けます。 そのため、どのスペースにも社員の私物はほとんどなくなり、オフィス内をクリーンに保つことができます。 紙媒体の資料が放置されることがなくなるので、情報漏えいにも効果があります。 ペーパーレスとテレワークとの親和性が高い 上記の理由から紙資料の使用が減少するため、オフィスのペーパーレス化を推進できます。 そのため、印刷やコピーにかかるコストが削減されるメリットもあります。 総務省が2015年に発表した「ワークスタイルを変えるオフィス改革の試行的取組」では、総務省行政管理局にてオフィスの改修を行った結果を報告しています。 それによると、「レイアウト変更前と比較し、個人席周辺の文書量が約8割減」「約7割の職員がレイアウト変更前と比較し、業務がやりやすくなったと回答」「カラープリント・カラーコピー数がレイアウト変更前の約半分になった」などの効果が得られています。 またテレワークとも好相性です。 外勤の営業やテレワーカーが一定層いる場合、席の占有率を一定の期間で調査してみましょう。 20席分を共有スペースにしたり、もしくはもう少し手狭なオフィスに引っ越すなど選択肢も増えます。 <参考:> フリーアドレスオフィスに必要なモノ フリーアドレスのメリットを知って、導入を検討したいと思ったとき、知りたいのは必要な設備です。 ノートパソコン まず必須なのは、ノートパソコンです。 自由に席を移動するのにデスクトップパソコンを持ち歩くというわけにはいきません。 個人で作業中のデータをすべてノートパソコンに入れられるからこそ、フリーアドレスは実現可能なのです。 社内では、ネットワークへの接続はWi-Fi経由で行うことにしておくと、自由な移動が可能になります。 プリンターの利用もネットワークから行えるので、パソコン側に接続ポートの充実や周辺機器はほとんど必要ありません。 タッチパッドの操作に慣れない場合には、マウスがあると便利でしょう。 小型のBluetoothマウスならば、持ち歩いての利用もしやすくなります。 営業職などで、外出する機会もあるなら、持ち運びやすいモバイルタイプのノートパソコンがあるといいでしょう。 LTEを搭載していれば、外出先からのネット接続もスムーズです。 デスク 続いて、デスクです。 オフィスや業務の内容にもよりますが、フリーアドレスオフィスでは、円形テーブルや長机などを使用する例がよくあります。 複数人が着席できるので、コミュニケーションやコラボレーションが円滑になりますし、人数の増減にも対応可能です。 また、フリーアドレスでは必要な資料をロッカーから取り出し、デスクまで移動します。 そのため、デスクにはかばんフックや、書類を置くためのフリーカートなどもあると便利です。 見落としがちなところですが、こうした工夫をしておくことで、より快適に仕事をすることができるようになります。 配線や設備 机には電源タップが必要です。 手元を照らすための照明器具も必要です。 ネットワークの接続では、LANケーブルよりもWi-Fiを導入した方が、より機動的な作業が可能になるでしょう。 ファイリングシステムやロッカー 大型の設備では、このほかに、ファイリングシステムが必要です。 共有の書類などはファイリングし、誰でも閲覧可能にしておきましょう。 また、個人に帰属する書類などについては、個人ごとに割り当てられたロッカーに保管しておきます。 必要な資料やツールを出して作業し、終了したら、それぞれの収納場所に収めることにより、オフィス内を整頓できます。 内部にコンセントが付属するロッカーを採用すると、退社時にノートパソコンを充電しておくことができます。 これで、翌日はすぐに業務を始められます。 その他必要な設備 自由な場所で仕事をできる環境では、不審者の入室に注意して、情報漏えい対策をする必要があります。 IDカードによる入退出管理が可能なオートロックのドアなど、入退出管理システムも必要です。 予約不要のフリースペースをいくつか作っておくことで、思い立ったらすぐに、柔軟にミーティングを開くことができます。 また、窓際をオープンにしておいたり、ゆったり座れるソファーを配置したりしておけば、ちょっとリラックスしてアイデアを出し合えるコミュニケーションスペースとして活用できます。 フリーアドレスオフィス導入のポイント さまざまなメリットがあり、普及が拡大するフリーアドレスオフィス。 ここでは導入のポイントを解説します。 ルールの整備 導入したものの、仲が良い社員同士が集まり、座る席が決まってしまい、結局は固定席化してしまい、生産性が下がるという例もあります。 冒頭紹介したカルビー本社のように、ランダムに席を決める手法を取り入れるなど、実態にあった運用方法の検討も必要です。 また、業務内容によって向き、不向きがあることを知っておきましょう。 例えば、日中は外回りが多い営業職なら、必要な席数を調整可能なフリーアドレスは最適でしょう。 企画部門など、柔軟に他部署との交流が必要な場合にも、フリーアドレスは最適です。 そういうケースでは、全社でフリーアドレスではなく一部の部署だけ固定席を持たないグループアドレスという考え方もあります。 本来の目的である生産性向上からブレない運用を心がけましょう。 社員それぞれの活動にふさわしいワークプレースをオフィスに用意をして、社員自らが業務に応じて使い分ける考え方です。 フリーアドレスオフィスで生産性向上を実現させるには非常に参考になるはずです。 ぜひ下記の記事を参考にしてみてください フリーアドレスオフィスの導入は企業風土も見極めて フリーアドレスの実現は、会社や部署にとってかなり大きな改革となります。 実現前には、一度、各部署にもアンケートを行った上で、実際の業務をシミュレーションして、フリーアドレス化が適切かどうかを確認しておく必要があります。 そして、何よりも大切なのは、経営陣や管理職側で明確な目的意識と、旧来の働き方を完全に置き換える覚悟を持つことが必須です。 もちろん、オフィス環境を完全に置き換える際には、コストや労力が必要です。 オフィスの移転や、フロアの移動などのタイミングで、検討してみてはいかがでしょう。

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長期戦も見据えた、企業の新型コロナウイルス感染症対策【スーパーフレックス勤務 & スーパーフリーアドレス勤務】|コロプラベアーズ

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フリーアドレスで発生する収納の問題点 柔軟性のある働き方が体感できるフリーアドレス制ですが、運用に伴って発生するのが収納の課題です。 収納計画がうまくいっていないと、見た目が美しくないだけではなく業務に差しさわりが生じる場合もあります。 フリーアドレスで発生する収納の問題には、以下があります。 デスク周辺が乱雑になりやすい フリーアドレスでは基本的に、業務に必要な書類やそのほかの物品は個人的に管理することになり、席の移動に伴ってその都度持ち物も移動します。 置き場所が決められていないと荷物を足元に置くことが多くなります。 何かの拍子に荷崩れすれば乱雑な印象を与えるだけでなく、通りかかった人が引っかかり転倒するかもしれず危険です。 また、通常であればデスクの引き出しやサイドキャビネットに収められる書類や文房具類が、デスク上に散乱しがちです。 おしゃれで洗練されたイメージのあるフリーアドレス制でも、デスク周辺が乱雑になるとオフィス全体が雑然としてしまいます。 紛失、盗難などセキュリティ面での不安 収納場所がなければ、業務中に短時間離席するときに書類や私物がデスク上に置きっぱなしになります。 そうすると当然のことながら、紛失や盗難にあうリスクも上がります。 座席が固定されていればモノの配置がある程度決まっているため、紛失にもすぐに気付きますが、フリーアドレス制の場合にはそうした習慣性も失われがちです。 また隣席の人も毎日変わるので、誰かが持ち物に触っていても不審に感じないということもあるでしょう。 このように、デスクが誰のものか決まっていないことで、セキュリティ面が弱くなる可能性があるのです。 個人ロッカーに入りきらないモノがある フリーアドレス制のオフィスでも個人ロッカーは設置されていますが、ロッカーに収納できるモノは限られてしまいます。 基本的には個人に割り当てられたロッカーの範囲の中で荷物の量をコントロールできるように運用していくべきですが、例えば冬のロングコートやロングブーツ、出張時のトランクなど一般的な企業用の個人用のロッカーではひとり当たりの容量が足りず、業務スペースに私物を持ち込まざるをえないこともよくあります。 フリーアドレス制導入に合わせて、予備十分なスペースのあるロッカーを設置するなどといった対策もが必要です。 フリーアドレスでの収納のコツ フリーアドレス制導入による収納の問題を解決するためには、いくつかのポイントがあります。 ルールを明確に決める フリーアドレス制に社員が慣れていないと、現場が混乱します。 これまでのオフィスと同じような感覚でいると、持ち物があふれる結果となりかねません。 また、フリーアドレスをいざ導入しようとする際に「これまでの荷物が入らないのではないか。 」という意見が社員の方から挙がることもあるでしょう。 フリーアドレス導入にあたってはあらかじめロッカーの大きさを伝えた上でルールを明確にし、オフィス全体で意識の共通化を図ります。 座席の移動がスムーズにできるよう不要物の持ち込み禁止を徹底し、個人の持ち物は必要最小限に抑えるように促すことが大切です。 また、手荷物はできるだけロッカーに入れるようにしてモノの床置きを禁止することで、乱雑な印象を回避できるでしょう。 さらに 、フリーアドレスの導入初期はこれまでの固定席と同じように、帰宅時に荷物を机上に置いていくことのないようにクリーンデスクの呼びかけを行いましょう。 文書管理の徹底 フリーアドレス導入は、収納スペースや業務管理の見直しを行うよい機会となります。 限られた収納スペースを効率よく活用するためには、紙の文書とデータの棲み分けを行い、書類の「死蔵」を防止することが大切です。 文書管理ルールを策定し、印刷物は使用後にデータ化して破棄するといった行動を促せば、オフィスに書類があふれることもなくなるでしょう。 参考記事• 個人ロッカーの定期的な席替え フリーアドレスは業務デスクを毎日席替えするシステムですが、個人ロッカーについても、定期的な席替えが有効策です。 ロッカーを固定しないことで、ため込みや汚しっぱなしの問題がなくなります。 また使いづらい位置に割り当てられたという不満も、場所が順番に変わっていけば解消されます。 不要物を廃棄する機会をつくれば個人のモノに対する感覚が養われ、なんでもロッカーに入れるという行動が修正されるでしょう。 専用の置き場を設置 個人ロッカーに入りきらないモノについては、専用の置き場を設置するとオフィス内がすっきりとします。 たとえばロング丈のコートを収納できるクロークやブーツ置き場など、サイズ的に個人管理が難しい物品をまとめて置けるようにすれば、業務の邪魔にならずにすみます。 社員にアンケートを実施し、要望を取り入れて設置するのが合理的です。 コニカミノルタでは、女性用と男性用、喫煙者・非喫煙者の区分けをしたロッカーを導入しています。 コクヨ モバイルバッグ 手提げタイプ ブルー ミーディングバッグと同様に書類やノートパソコンが収納できますが、内部に仕切りやペン差しが付いていてすっきりと収納できます。 開口部が大きく手前に開くので、中のモノをすばやく確認できるのもメリットです。 しっかりとしたつくりで手提げ型になっているタイプが多く、またロッカーにそのまま収納できるよう外側に起伏がなくなるような工夫がされている商品もあります。 ツールペンスタンド 布製や柔らかい皮革素材などが用いられているものが多く、カバンの中に入れても邪魔にならず、業務中はデスクに立てて使えるという優れものです。 サイズによって、ペン以外にはさみやカッターなど、業務上あると便利なツールを入れられるタイプもあります。 内側に小さなポケットが付いている商品もあり、付箋(ふせん)やクリップなどを入れて便利に使えます。 強力マグネットフック コクヨ ボックスファイル LFH A4E Hタイプ 青 持ち運びしやすく、個人ロッカーに収まりのよいファイリングボックスは、フリーアドレスに最適な業務グッズです。 プロジェクトごと、あるいは未決と終了で仕分けをすることで、業務の円滑化を図れます。 座席が変わっても関連書類をまとめて運びすぐに作業を再開できるので、業務効率も向上します。 まとめ フリーアドレスはオフィスにモバイル的な要素を入れることで、すっきりとした美観を実現することもできるものです。 しかし収納計画がうまくいかないと、逆にモノが散乱し、デスクまわりが雑然とした印象になりかねません。 社内ルールを徹底し、収納スペースの整備と便利な収納グッズの活用をすることで、理想的なフリーアドレススタイルが実現します。 フリーアドレスの導入にあたっては、収納面も含めて自社に適合するレイアウトを十分に検討する必要があるといえるでしょう。

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フリーアドレス制が変えたワークスタイル (1/3)

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日本マイクロソフトのテレワーク事例 バックナンバー 1 2 3 4 5 マイクロソフトが目指すテレワークのありかた は、テレワークを「情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」とし、1 在宅勤務、2 モバイルワーク、3 サテライトオフィス勤務の3形態に分類しています。 1と3はメインの勤務地以外の場所に勤務地と同様の環境を再現するという考え方なのに対し、2は移動中も含めた場所を問わない業務環境の提供を想定しています。 日本マイクロソフトが目指すテレワークは、2の「モバイルワークのさらなる進化形」です。 一般にモバイルワークと言われるものは、コミュニケーションや生産性が制限されることを前提にしています。 しかし我慢が強いられる環境は、働く側に不都合が多くなり、決して長続きしません。 会社に行かなければ十分なコミュニケーションを取ったり、同僚に十分な情報を提供できないとなれば、相手にとって適切なタイミングで出社せざるを得ません。 そうなるといくら制度が整っていても、自分の意思で働く場所や時間を自由に選択できなくなります。 自分のデスクや自宅といった限られた場所ではなく、会議室や社員食堂、フリースペースなどのオフィス内のデスク以外の場所、さらには客先やカフェなどの外出先、電車やタクシーなどでの移動中でも、そのシーンと目的に合わせた最良のコミュニケーションと業務遂行ができるようになりました。 われわれは「場所」を意識する必要なく、自分がいま最大の生産性を発揮できる場所を、自らの意思で自由に選択できるようになったのです。 「ワークプレイス調査」の洞察を反映したシステム 日本マイクロソフトは2011年2月に、本社を現在の品川に移転しました。 移転に先立ち2009年に実施した「ワークプレイスリサーチ」と題した社内調査から、いくつか面白いことが分かりました。 第1に、日本マイクロソフトのモビリティ=自分のデスクを離れる頻度は、同じアジアの他のマイクロソフト現地法人よりも高いことが分かりました。 先日ITmedia エンタープライズにも掲載されていたによると、自宅や移動中に仕事をする人は、中国やインド、韓国などの他のアジア地域では軒並み80%を超えているのに対し、日本は域内で最も低い水準である37%だったそうです。 しかし日本マイクロソフトでは、モバイルワークのニーズはむしろ日本の方が高いことを示しています。 もしかしたらほかの日本企業でも、ニーズはあるのに許可されていないからできない、そのような環境に対して文句も言わない、ということなのかもしれません。

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